公証役場とは？利用の流れと司法書士に依頼するべき理由を解説
企業や個人が法律的な手続きを行う際、「公証役場」という言葉を耳にする機会は少なくありません。
しかし、その具体的な役割や利用方法について深く理解している方は意外に少ないのではないでしょうか。
公証役場を効果的に活用することで、契約や遺言書の信頼性を高め、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。
この記事では、公証役場の役割や利用方法、そして司法書士がどのようにサポートできるかを詳しく解説します。
１. 公証役場とは？
公証役場は、法務省が管轄する契約書や遺言書をはじめとした公正証書を作成するための公的機関であり、日本全国に約300か所が設置されています。
公証役場には、1人〜複数人の公証人が在籍します。
公証とは、私的な法律紛争を未然に防ぐことを目的として、公証人に一定の事項を証明させる制度をいいます。
公証役場は、文書の内容や署名者の意思を第三者である公証人が確認し、法的に強力な証明を付与することで、後々の争いやトラブルを未然に防ぐことを目的としています。
この公証役場は誰でも利用することができますが、専門的な知識や複数回に渡るやり取り、必要書類の収集等が求められるため、利用の際は司法書士等の専門家に依頼することがおすすめです。
１－１．公証人とは？
公証人は、公証役場に配置された法律の専門家のことであり、公証人によって公証の手続きを進めます。
この公証人は法務大臣により任命された法律のプロフェッショナルで、一般的に裁判官や検察官の経験者が多く、高度な法的知識と豊富な法律実務経験を有しています。
公証人は法的に中立の立場にあり、将来の紛争を予防し、法的な安定性を提供するための存在といえるでしょう。
１ー２．公証役場が必要とされる理由
公証役場での公証を得ることで、内容の有効性が保証され、法的な紛争を防ぐことができます。
例えば、契約書や遺言書の内容が争われた際、当事者同士だけでは問題が解決しにくく、法的な判断が求められることがあります。
特に遺言書などは、法的に無効と判断されるケースもあります。
紛争の起こりそうな場面であっても、公証役場で作成された文書＝「公正証書」であれば、公証人が法律的な内容や当事者の意思を確認し、証明しているため、内容の信頼性が高く、有効な文書として使えます。
ただし、記載する内容によっては、法的紛争が起こる可能性を残してしまう恐れもあります。
リスクをより低減するためにも、司法書士などの専門家に相談して、公証役場での書類作成がおすすめです。
２. 公証役場が提供する主な業務
公証役場で利用できるサービスは、例として以下の通りです。
- 遺言公正証書の作成と保管
- 確定日付の付与
- 私文書（私署証書）の認証
- 定款認証
２ー１．遺言公正証書の作成と保管
公証役場で作成した遺言公正証書は、法的に有効であることが保証されるため、将来的な紛争や遺言書が無効となることを避けられます。
自分自身で作成する自筆証書遺言は、有効な遺言とするためには多くの要件を満たす必要があり、形式や内容に不備があった場合、無効とされる可能性があります。
遺言書の作成に公証人が関与する遺言公正証書であればそのリスクが低くなります。
また、遺言書の原本は公証役場で厳重に保管されるため、紛失や改ざんの心配もなく、安心です。
２－２．確定日付の付与
確定日付とは、その日にその文書が確かに存在していたことを証明する制度のことをいいます。
任意の契約について、いつ契約が交わされたかを証明したい場合や、後に文書の日付を争われないようにしたい場合において、公証役場で確定日付を付与してもらうことで、その日が公式なものとされます。
２－３．私文書（私署証書）の認証
私署証書とは、個人や会社が作成し、署名（署名、捺印）または記名（記名・押印）のある契約書などの私文書のことをいいます。
例として、金銭消費貸借契約書、売買契約書、離婚協議書などがあります。
重要な契約書、協議書を公正証書にすることで、法的拘束力を生じさせることができます。
作成文書に「執行認諾文言」を入れておくことで、万が一契約違反があった際、通常必要となる裁判を経ずに直接、差し押さえといった強制執行を求めることが可能になります。
また、作成時には、公証人が私文書の内容について、違法、無効などの法に基づいたチェックを事前に行い、さらに、認証は公証人と作成当事者が立ち合いのもと行われます。
そのため、私文書が確かに成立し、署名（署名、捺印）や押印（記名、押印）が本人の意思に基づくものであることが証明され、認証を受けた証書は裁判や紛争時の有力な証拠にもなります。
２－４．定款認証
会社や法人を設立する際に必要となる定款の認証も、公証役場で受けられます。
公証人が定款を確認し、法律上の要件を満たしていることを確認することで、設立手続きの正当性を証明します。
定款認証は会社設立の欠かすことのできない最初のステップともいえます。
また、定款の認証は、定款や法人格の存立をめぐる紛争予防、不正な起業・会社設立の抑止、マネー・ロンダリング対策（実質的支配者の把握）などのために必要とされています。
なお、持分会社（合名会社、合資会社、合同会社）の定款については公証人の認証を必要としません。
３．公証役場を利用する流れ
公証役場を利用する際には、どのような流れで手続きが進むのか事前に知っておくとよいでしょう。
司法書士などに依頼する場合、個人で準備する場合のどちらの場合であっても、原則は以下の流れで公正証書を作成します。
３－１．事前準備
公証役場を利用する際には、事前に必要な書類を揃えておくとスムーズです。
作成する文書に応じて必要書類は異なり、例として印鑑証明書、戸籍謄本、本人確認書類などが求められます。
具体的な手続きや必要書類については、依頼する司法書士や作成をお願いする公証役場へ問い合わせて確認しておくことがおすすめです。
３－２．予約
公証役場を利用する場合、原則予約が必要です。
特に、遺言書や契約書の作成時には、余裕を持ったスケジュールで事前に予約を入れるようにしましょう。
予約は、電話やメールで公証役場へ連絡し、空いている日時で予約をします。
公証役場によっては、作成する予定の文書の文案が完成してからでなければ予約を入れられない場合もあります。
公証役場の混雑状況によっては、予約が1か月以上先になる場合もあり、また、事前に書類のチェックが必要な場合もあるため、作成したい場合はなるべく早めに連絡をするようにしましょう。
３－３．相談と内容確認
公証役場を訪問し、直接公証人に相談をして遺言書や契約書などの書面を作成していくこともできます。
公証人への相談では、文書の内容や必要な法律手続きについて法的根拠に基づいたアドバイスを受けられます。
相談は来訪する以外にも、メールや電話などの方法があります。
内容を確認してもらい、修正を加え、文書を完成に持っていくプロセスです。不明点や懸念事項がある場合は、この段階でクリアにしておくことが大切です。
３－４．文書作成と署名
文案ができあがったら、予約した作成日に書類を作成し、署名（署名、捺印）を行います。
公証人が作成した書面を改めて依頼者が確認し、公証人の立ち合いのもとで署名をします。
このプロセスを経て、法的に有効な公正証書が完成します。
３－５．文書の保管
公正証書は完成後、公証役場にて保管されます。
公正証書は原本と正本が作成され、正本は効力を有したものとして文書の権利者に渡されます。公正証書は謄本も作成することができます。
公正証書の原本は公証人法施行規則27条の規定により、公証役場にて20年間保管され、また、遺言公正証書は遺言者の死亡後50年、証書作成後140年、もしくは遺言者の生後170年といった長期間保管がされます。
さらに原本をデータ化し、原本とは別に二重保存がされるようになったため、紛失、滅失のリスクはより低減されています。
４. 公証役場を利用する際に司法書士へ依頼するメリット
必要なプロセスの流れに従って手続きを個人で行うことは可能ですが、さまざまな負担や手間があるため、司法書士などの専門家への依頼がおすすめです。
具体的には、以下の点でメリットがあります。
- 法律的なサポートとアドバイス
- 手続きの効率化
- 公証役場とのやり取り
- 不動産登記までワンストップ対応
- 変更・修正手続きのサポート
４－１．法律的なサポートとアドバイス
司法書士は、文書作成において必要な法律知識と豊富な経験を持っており、依頼者が見落としがちなリスクや将来におけるトラブルを回避するためのアドバイスや書類作成ができます。
司法書士に依頼すれば、法的に抜けのない、より有効性の高い文書が作成できるといえるでしょう。
４－２．手続きの効率化
公証役場での手続きにはさまざまな種類の書類が必要になることが多く、個人で準備する場合は時間がかかりますが、司法書士に取得を依頼した場合、より効率的に書類の収集が可能です。
平日の日中に公的機関に行って取得するような手間を省略することができます。
４－３．公証役場とのやり取り
作成の完了までに、公証役場と複数回のやり取りが必要になりますが、司法書士に依頼した場合、やり取りを代行してもらえるため、依頼者の負担が軽減します。
やり取りの例としては、作成日時の予約や必要書類、作成文書の内容確認などがあり、これらの公証人とのやり取りを代わって司法書士が行います。
４－５．不動産登記までワンストップ対応
司法書士に依頼していれば、公正証書作成後、不動産登記が必要な場合、ワンストップでの対応が可能になります。
売買や財産分与などの契約書を作成した後、不動産の名義変更が必要なとき、そのまま登記手続きを頼めるため、依頼者の負担がより軽くなるといえます。
４－６．変更・修正の際のサポート
作成した公正証書を変更、修正したい場合、司法書士へ相談すれば、法的な根拠をもとに、適切なアドバイスを受けられます。
公正証書で書面を作成後、生活や財産状況の変化など、さまざまな理由で、作成書面の内容の変更、修正が必要となる場合が考えられます。
望み通りの変更、修正にするためにも、司法書士への相談がおすすめです。
５．公証役場を利用する際は、専門知識が豊富な司法書士「拓実リーガル司法書士法人」へご相談を！
公証役場で作成する文書は、法的な効力が付与され、強力な証拠となったり、法的トラブルを未然に防いだりすることができます。
しかし、手続きや文書の作成には専門的な知識や入念な準備が求められ、複雑さや煩雑さを感じる方が多いといえるでしょう。
知識と経験が豊富な専門家に依頼することで、スムーズに手続きを進めることができ、また、依頼者にとって安心できるサポートが得られます。
公証役場の利用を検討される際は、多くの経験がある「拓実リーガル司法書士法人」に一度ご相談ください。
初回相談は無料です。メールや電話、お問い合わせフォームからご連絡くださいませ。
